Коли в обліку залишків товарів на магазині з'являються позиції з мінусовими залишками, це означає, що в процесі роботи з товаром були допущені помилки. Це призводить до неправильних висновків аналітику, щодо життєвого циклу товару, неправильного замовлення товару, що несе за собою надмірне постачання на магазин непотрібного товару і відповідно недостатнє постачання і випадання з продажу необхідного. Тому вкрай важливо як можна раніше визначати такі помилки і виправляти їх.
Основні причини від'ємних залишків наступні:
пробиття невірного коду на касі під час продажу, тобто продали один товар а пробили в чек інший, можливо цей товар подібний по характеристиках, але не той що має бути по обліку. Тому получається що товар, який пробили - сстема відняла по обліку, але фізично він залишився в магазині, натомість той товар що віддали замість пробитого, по обліку буде в надлишку порівняно з фактичною кількістю на магазині.
невірно прийнятий товар на магазин під час постачання зі складу. Часто при прийнятті можна порахувати товар з подібними характеристиками (колір, розмір, візерунок тощо) як один, не помітивши що на них є різні коди і вони числяться в системі як різні товари. Така ситуація може бути помилкою не тільки на магазині під час отримання, а також помилкою комірника складу під час підбору товару і внесення в накладну переміщення.
невірно порахований товар під час інвентаризації. Подібна стуація як і при прийомці товару може відбутися і під час перерахунку товару при інвентаризації, тобто неуважність чи нерозуміння суті проблеми.
не вірно вказаний код чи штрихкод на товарі, особливо коли це наша внутрішня етикетка, або штрихкод виробника невірно вказаний в системі. Це зазвичай помилка складу під час прийомки товару від постачальника та розклеювання внуутрішніх етикеток на товар.
В першу чергу потрібно звертати увагу на касі під час пробиття товару чи назва товару співпадає по опису з самим товаром, який відпускається.
Регулярно формувати звіт про залишки товарів свого магазину на предмет від'ємних залишків (кількість підсвічена чевоним).
Під час продажу звертати увагу на робочому місці касира на колонку Залишки. Якщо при продажу в залишку 0 чи вже мінус, потрібно зразу ж про це повідомити керівника магазину, вказавши код товару.
Під час приомки уважно перевіряти на товарах, які відрізняються між собою бода чимось чи на них однакивий коди чи штрихкод перед тим як ростканувати його і вказати кількість.
При інвентаризації також уважно дивитися на код і штрихкод кожної штуки товару перед скануванням і вказанням кількості, особливо коли рахується однотипний товар.
Вибіково перевіряти етикетку товару, чи відповідає опис на ній з тим товаром на якому вона наклеєна. Повний опис можна проситати зісканувавши етикетку в програмі.